01Contexto · lo que sabe
- Tu estructura de expedientes y carpetas
- La base de clientes y contrarios para conflictos
- Tus modelos de hoja de encargo
Abrir y organizar expedientes
La apertura de asuntos y la documentación que se pierde entre correos.
Cada nuevo asunto requiere ficha, conflicto de intereses, hoja de encargo y carpeta ordenada. Un agente lo crea a partir del primer correo del cliente, comprueba conflictos y organiza la documentación recibida.
Agente trabajando09:10
Correo de nuevo cliente recibido09:10
Comprobación de conflicto de intereses: ninguno09:12
Expediente creado · hoja de encargo preparada09:14
Documentación clasificada en carpeta09:16
Persona al mandoAceptar el asunto y definir la estrategia
Ficha del agente en 20 segundos
- Tarea
- Abrir y organizar expedientes
- Área · Sector
- Back-office · Legal y despachos
- Entrada
- Correo de nuevo cliente recibido
- Salida
- Expediente abierto y ordenado
- Sistemas
- Software de gestión · Correo · Gestor documental
- Supervisión humana
- Aceptar el asunto y definir la estrategia.
- Tiempo liberado (estimación)
- ≈ 39 h / mes (estimación prudente)
Anatomía del agente
Cuatro capas. Lo que sabe, lo que hace, dónde actúa y dónde se detiene.
Así diseñamos cada agente en Ailitica. Las cuatro capas se definen contigo antes de escribir una línea de código.
02Acción · lo que hace solo
- 1Comprueba conflictos de interés
- 2Crea el expediente y la hoja de encargo
- 3Clasifica la documentación recibida
03Conexión · dónde actúa
Software de gestiónCorreoGestor documental
Sin sistema paralelo: el agente lee y escribe en las herramientas que ya usa tu equipo. Integrar significa actuar, no solo consultar.
04Gobierno · dónde se detiene
- Posible conflicto → socio
- No acepta asuntos
Queda para las personas: Aceptar el asunto y definir la estrategia. Cada corrección se convierte en regla para la siguiente vez.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan sobre este agente
¿Qué hace exactamente el agente para abrir y organizar expedientes?+
Comprueba conflictos de interés. Crea el expediente y la hoja de encargo. Clasifica la documentación recibida. Termina la tarea dentro de tus sistemas (Software de gestión, Correo, Gestor documental) y deja registro de cada paso.
¿Qué queda para las personas?+
Aceptar el asunto y definir la estrategia. Posible conflicto → socio. No acepta asuntos. Cada corrección humana se convierte en regla para la siguiente vez.
¿Cuánto tiempo puede liberar?+
Estimación prudente: unas 60 horas al mes dedicadas a esta tarea y una reducción del 65 %, es decir, unas 39 horas liberadas al mes. Puedes ajustar cada cifra en la calculadora de ROI.
¿Es un chatbot?+
No. Un chatbot responde preguntas; este agente recibe una entrada (correo de nuevo cliente recibido), decide según tus protocolos, actúa en tus sistemas y entrega un resultado: expediente abierto y ordenado.
Retorno estimado
Un ejemplo prudente. Ajústalo a tus números.
Partimos de rangos conservadores. La calculadora te deja cambiar cada cifra.
Calcular con mis datosHoras humanas en esta tarea / mes60 h
Reducción que asume el agente65 %
Horas liberadas / mes39 h
Valor anual · a 35 €/h16.380 €
Casos relacionados
Ver toda la biblioteca →OperacionesLegal y despachos
Controlar plazos procesales
Las notificaciones que llegan cada día y los plazos que no perdonan.
Back-officeLegal y despachos
Preparar borradores de contratos
El primer borrador que tarda horas y siempre parte de otro contrato.
Back-officeTodos los sectores
Conciliar facturas
El cruce entre factura, pedido y albarán que se come los últimos días del mes.