Grabar en el ERP los pedidos de clientes

Seis líneas a boli, fotografiadas con el móvil, y ningún número de pedido.

Agente de IA que graba en el ERP los pedidos que mandan los clientes: lee cada pedido, venga en PDF, en el cuerpo del correo o en la foto de una hoja escrita a mano, pasa sus referencias a las tuyas y lo deja en borrador para que alguien de tu equipo lo dé en firme. Lo que no se puede deducir, como el número de pedido del cliente, no lo inventa: se lo pide.

Quiero este agenteLo que vale el tiempo →
Agente trabajando08:09
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Pedido detectado en el buzón de pedidos: una foto de una hoja escrita a mano08:05
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Leído el pedido: seis líneas con las referencias del cliente, para entregar en una obraqué pide, en qué unidad y adónde va08:06
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Cliente, tarifa y pedidos anteriores reunidosla obra es la que anunció por teléfono el 15 de septiembre08:07
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Referencias y unidades pasadas a las nuestras · 5 de 6 líneas08:08
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Pedido en borrador en el ERP, número de pedido solicitado al cliente y aviso a Sonia08:09
PedidoEn borrador · 5 de 6 líneas
Al clienteSe le pide su n.º de pedido
Aquí se detiene el agenteConfirmar la línea dudosa y dar el pedido en firme

Ejemplo ilustrativo, construido para enseñar cómo trabaja con un pedido que llega en foto.

Qué sabe

La foto del pedido se guarda, y cada cliente pide a su manera

La correspondencia del negocio

La norma que obliga a guardar el pedido tal como llegó.

La correspondencia del negocio se guarda seis años+

Si se ignoraSe borra el correo o la foto del pedido y queda solo lo que alguien tecleó después: si el cliente discute lo que pidió, no hay nada que enseñar.Con el agenteGuarda el documento de origen enlazado al pedido que salió de él, línea a línea.El artículoArt. 30 del Código de Comercio. «Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.»

Texto legal consultado en el BOE el 22 de septiembre de 2026.

El pedido de Talleres Muestra, línea a línea

En una distribuidora de suministros industriales de ejemplo, a las 08:04

Pedido 2026/5530 · Correo con fotoReposición de consumibles · entrega en obra
Ficticio
ClienteTalleres Muestra, S.L.Con cuenta, tarifa propia y sus propias referencias
EntregaObra nueva del clienteDistinta de su dirección de siempre
Lleva la cuentaSonia, atención comercialRecibe el borrador y las dudas a su nombre
Si no contesta, se escala aAdrián, jefe de ventasCon el mismo borrador y la foto original
En qué punto está
  1. Tarifa del clienteenero
  2. Último pedido2 sep
  3. Pedido en borradorhoy, 08:09
  4. Pedido en firmelo confirma Sonia
Lo hablado con el cliente
2 sepCorreo. Pedido de reposición: 20 unidades de los discos de corte de siempre.
15 sepLlamada. El comprador de Talleres Muestra: abren una obra y alguna entrega irá allí.
HoyFoto por correo. Seis líneas escritas a mano, para entregar en la obra, sin su número de pedido.
Algo no cuadra20 cajas de lo que siempre pide por unidadesLa línea 4 dice «20 cj» de los discos de corte, y en sus pedidos anteriores siempre pidió 20 unidades sueltas. En cajas serían muchos más discos. El agente deja la línea sin confirmar y se la pone delante a Sonia con los pedidos anteriores.

Cuando Sonia resuelve una referencia de Talleres Muestra que no tenía equivalencia, el agente la guarda, y en el siguiente pedido ya la pasa sola, con la del cliente al lado.

Pedido de ejemplo: el cliente, las personas y las fechas son inventados.

Cómo habla

Lo único que le pregunta al cliente: su número de pedido

Tono

Corto y concreto, a nombre de quien lleva la cuenta: qué ha recibido, qué falta y para qué sirve. De usted o de tú, como trate la empresa a ese cliente. No negocia ni confirma nada que comprometa a la empresa: eso lo hace la persona.

Mensaje de ejemplo

«Buenos días: Hemos recibido el pedido que nos ha enviado esta mañana, con entrega en la obra. Para darlo de alta nos falta una cosa: 1. Su número de pedido, para que el albarán y la factura le lleguen con su referencia. Puede contestar a este correo con el número. Sonia le confirmará el pedido en firme en cuanto lo tenga. Un saludo, Sonia · Atención comercial · Suministros Ejemplo»

Nunca dice

  • Nunca confirma un precio, un plazo de entrega ni el pedido en firme.
  • Nunca corrige por su cuenta una cantidad que ha escrito el cliente.
  • Nunca habla del crédito ni del riesgo de la cuenta.

Dónde se conecta

El pedido entra por el buzón y queda en borrador en tu ERP

Lee de
Buzón de pedidosEl pedido en PDF, en el cuerpo del correo o en foto
WhatsAppEl pedido urgente que entra por otro canal
ERPEl cliente, su tarifa, sus referencias y sus pedidos anteriores
El agenteLee, traduce y pide
Escribe y avisa en
ERPEl pedido en borrador, con la referencia del cliente al lado de la vuestra
Gestión documental o ERPEl PDF, el correo o la foto de origen, enlazado a su pedido
CorreoLa petición al cliente de lo que falta, y el aviso a quien lleva la cuenta

En el ERP, un usuario que pueda crear pedidos en el estado que uséis para los pendientes de revisar y que no pueda darlos en firme: así, un pedido solo pasa a firme cuando lo confirma alguien de tu equipo. Además, el buzón de pedidos, la cuenta de WhatsApp de empresa si entran pedidos por ahí, y el sitio donde guardáis los documentos, sea la gestión documental o el propio ERP.

Dónde se detiene

Precio, crédito y pedido en firme: para quien responde de la cuenta

Cuando el pedido toca margen o riesgo, decide quien responde de la cuenta: un precio especial, servir a un cliente con el crédito agotado o dar por buena una línea dudosa. El agente entrega el pedido en borrador, con el documento original al lado y cada duda marcada. Más sobre cómo se controla en una empresa lo que hace un agente de IA.

Decide siempre la persona

  • Un precio especial o fuera de la tarifa del cliente
  • Servir a un cliente con el crédito agotado
  • Cualquier línea dudosa o que no se lee bien
  • Dar el pedido en firme

Las líneas que no da por buenas

  • Una cantidad o una cifra no se lee bien en la foto
  • La unidad no cuadra con lo que el cliente suele pedir
  • El cliente tiene el crédito agotado

No completa a ojo: deja la línea marcada con lo que ha leído, lo que suele pedir el cliente y por qué duda, y espera.

Dónde aporta valor

Una hoja a boli, convertida en líneas de pedido

Lo que no hace un programa

Lee el pedido venga como venga

Un lector de formularios va bien cuando el pedido llega siempre con la misma plantilla. Aquí cada cliente manda el suyo: un PDF con su formato, unas líneas en el cuerpo del correo, una foto de una hoja escrita a mano. El agente lee lo que pide el cliente, no la casilla donde lo escribe.

LO QUE ESCRIBE EL CLIENTE LÍNEA EN EL ERP «bridas 300 negras» «llevar a la obra» «20 cj disco 125» Brida 300 mm, negra Entrega: obra del cliente Disco de corte 125 mm ¿cajas o unidades? Cada línea, con vuestra referencia. Pedido ilustrativo.
+Por qué transcribir no es el trabajo

Porque reconocer el texto de un formulario que llega siempre igual ya lo hace cualquier programa de digitalización. Lo difícil viene después: que «disco 125» es vuestra referencia de siempre, que «20 cj» puede ser una caja o veinte, y que la dirección es la de una obra. El agente hace esa lectura, y deja la referencia del cliente y la vuestra una al lado de la otra. Es el mismo motivo por el que conviene saber qué documentos puede leer bien un agente de IA, y en cuáles se equivoca.

Lo que no hace un programa

Deduce lo que se puede, y pide lo que no

Hay datos que faltan y se deducen del contexto: la obra que el cliente anunció por teléfono, la referencia que escribe a su manera y siempre es la misma. Y hay otros que no se deducen nunca, como su número de pedido: se piden, en vez de inventarlos o dejarlos en blanco.

5 de 6 1 de 6 Falta líneas pasadas a vuestras referencias, sin confirmar: ¿20 cajas o 20 unidades? su número de pedido: no se deduce, cada una con el sitio del que sale con sus pedidos anteriores al lado, para Sonia se le pide al cliente Nada se inventa ni se deja en blanco. Pedido ilustrativo.
+Qué hace cuando un dato no está

Si lo puede sacar del historial del cliente o de lo hablado con él, lo propone y deja escrito de dónde lo ha sacado. Si no, lo pide: un pedido sin el número de pedido del cliente se queda a medias, porque luego el cliente no lo reconoce en su sistema. Es el principio con el que explicamos cómo evaluar un agente de IA antes de confiar en él.

Frente a una persona

Deja escrito de dónde sale cada línea

Cada línea del pedido queda enlazada al documento del que salió, con lo que escribió el cliente al lado de vuestra referencia. Si dentro de unos meses alguien discute un pedido, se enseña la foto original, no una transcripción.

LÍNEA 4 DEL PEDIDO LO QUE ESCRIBIÓ EL CLIENTE VUESTRA REFERENCIA ESTADO «20 cj disco 125» Disco de corte de 125 mm Sin confirmar: ¿cajas o unidades? FOTO DE ORIGEN 08:04 · línea 4 Cada línea, enlazada al documento del que salió. Pedido ilustrativo.
+Por qué guardar el original y no solo el dato

Porque cuando un cliente dice que pidió otra cosa, lo que vale es lo que mandó, no lo que alguien tecleó después. Con la foto enlazada a la línea, esa discusión se resuelve abriendo un documento. Es el principio con el que explicamos cómo auditar lo que decide un agente de IA cada día.

Persona sola frente a persona asistida

De la bandeja de pedidos a la línea en el ERP

Una persona sola 10 min
1Ve que ha entrado el pedido1,5 min 2Lee el pedido y entiende qué pide1,5 min 3Busca al cliente, su tarifa y sus pedidos anteriores2 min 4Pasa sus referencias y unidades a las vuestras2 min 5Graba el pedido, pide lo que falta y avisa1,5 min DRevisa las líneas dudosas y da el pedido en firme1,5 min
La misma persona, con el agente 4 min
1Ve que ha entrado el pedido< 1 min 2Lee el pedido y entiende qué pide< 1 min 3Busca al cliente, su tarifa y sus pedidos anteriores< 1 min 4Pasa sus referencias y unidades a las vuestras< 1 min 5Graba el pedido, pide lo que falta y avisa< 1 min DRevisa las líneas dudosas y da el pedido en firme1,5 min

Con el agente, en el minuto 4 está todo hecho, decisión incluida. Sin él, en el minuto 5 la persona acaba de buscar al cliente, su tarifa y sus pedidos anteriores.

Ejemplo ilustrativo. Las barras son un pedido medio, que mezcla el PDF de un cliente habitual con la hoja a mano a la que le falta un dato; la traza de arriba es de las largas. Los minutos de la persona son nuestro supuesto. La decisión dura lo mismo en las dos barras. El reloj va acelerado.

Previsión de retorno

Sonia, al teléfono con los clientes en vez de copiando sus pedidos

Supuesto700pedidos de clientes por correo al mesNuestro supuesto para una distribuidora de suministros industriales que recibe los pedidos de sus clientes en PDF, en el correo y en foto, como la de este ejemplo.
Las barras de arriba6minahorrados en cada uno10 min a mano frente a 4 min con el agente, en un pedido medio
Resultado70hliberadas al mes117 h de trabajo al mes, con un 60 % menos

Calculado con el coste laboral medio por hora del sector, según el INE (comercio, media 2025T3-2026T2): 21,92 € la hora, cotizaciones incluidas. Pon el de tu empresa en la calculadora.

INE, Encuesta Trimestral de Coste Laboral, sección G (comercio al por mayor y al por menor), media de los cuatro últimos trimestres publicados (2025T3 a 2026T2). INE · ETCL · tabla 6036 →

12.926 €al año en tiempo del equipo que queda libre70 h × 21,92 € la hora × 12 meses, y de eso contamos solo el 70 % como ahorro real, igual que la calculadora.
Calcúlalo con los pedidos de tu empresa →

Pon los pedidos que te llegan por correo al mes y lo que te cuesta de verdad la hora de tu equipo.

Preguntas frecuentes

Lo que nos preguntan sobre este agente

¿En qué se diferencia de un programa que solo lee pedidos en PDF?+

Un programa de digitalización lee bien el pedido que llega siempre con la misma plantilla. El agente trabaja con el que llega distinto cada vez: el PDF de cada cliente, unas líneas en el cuerpo del correo o una foto. Y hace lo de después: pasa sus referencias a las vuestras, pide lo que falta y marca lo que no cuadra.

¿Hace falta cambiar de ERP o que mis clientes usen un portal de pedidos?+

No. Los pedidos se siguen recibiendo en el buzón de pedidos y en el WhatsApp que ya usáis, y quedan en borrador en vuestro ERP. Los clientes que ya piden por el portal o por EDI siguen igual: el agente se ocupa de los que mandan el pedido a su manera.

¿Y los correos que cambian o anulan un pedido que ya está grabado?+

No los aplica por su cuenta. Reconoce a qué pedido se refieren, deja el cambio al lado de ese pedido y avisa a quien lleva la cuenta, porque un pedido ya en firme puede estar preparándose en el almacén.

¿El agente accede a datos de las cuentas de mis clientes y de sus obras?+

Sí. Para grabar los pedidos, el agente lee los correos, los documentos y las fotos que mandan los clientes, y pueden contener datos personales, como el nombre de quien compra o el de quien recibe en la obra. Tu empresa sigue siendo la responsable de esos datos y Ailitica los trata como encargada, con un contrato de encargo que fija por escrito, antes de empezar, dónde se guardan, qué proveedores intervienen y qué se hace con ellos al terminar.

¿Qué hace cuando el cliente pide con sus propias referencias y no con las vuestras?+

Las pasa a las vuestras con el historial del cliente y las tablas de equivalencias que ya tenéis, y deja las dos a la vista en cada línea. Si una no tiene equivalencia en ningún sitio, no la adivina: la línea queda marcada y el pedido no pasa a firme hasta que alguien la resuelve.

¿Y si la entrega es en una obra, distinta de la sede del cliente?+

La graba como dirección de entrega, separada de la de facturación, que sigue siendo la del cliente. Si la obra no consta en su ficha ni en lo hablado con él, la marca para que alguien la confirme antes de que el almacén prepare el envío, que es cuando una dirección equivocada ya cuesta un porte.

¿Y si el mismo pedido entra por correo y, por si acaso, también por WhatsApp?+

No lo graba dos veces. Si coinciden el cliente, las líneas y el día, deja el segundo junto al primero como posible repetido y se lo enseña a quien lleva la cuenta. Si entre uno y otro cambia algo, una cantidad o la dirección, lo señala.

Siguiente paso

Empieza por esta tarea. Una persona te responde.

Si nos dices en qué ERP grabáis los pedidos y cómo os los mandan vuestros clientes, te enseñamos qué pedidos grabaría el agente tal como llegan y cuáles os dejaría marcados.

En la calculadora, los números son los tuyos, no los nuestros.
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