Revisar certificaciones de subcontratas

«Remates varios», 3.840 €. En el contrato de Tabiquería Ejemplo no hay ninguna partida que se llame así.

Agente de IA que revisa las certificaciones de subcontratas: lee el PDF de cada subcontrata tal como llega, entiende qué partidas certifica y cuáles no están en su contrato, y avisa al jefe de obra antes de pagar, después de pedir a la subcontrata lo que falta. Y mira también los papeles: si su certificado de estar al corriente con Hacienda es de más de 12 meses antes del pago, la constructora puede responder de lo que la subcontrata retenga o repercuta por esa obra y no ingrese.

Quiero este agenteLo que vale el tiempo →
Agente trabajando08:23
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Certificación n.º 5 de Tabiquería Ejemplo detectada en el correoPDF escaneado, a origen y con su propio formato08:15
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Certificación leída: tres partidas, y una de «remates varios» por 3.840 €qué unidades certifica, cuánto de cada una y qué es de este mes08:18
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Contrato, certificación de agosto y documentación de la subcontrata reunidosel certificado de Hacienda es de agosto de 202508:20
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Diferencias: remates sin partida en el contrato · certificado de Hacienda de hace 13 meses08:21
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Aviso a Daniel con lo marcado, y a la subcontrata: desglose de los remates y certificado nuevo08:23
Sin partida en el contratoRemates varios, 3.840 €
Certificado de HaciendaDe agosto de 2025: pedido uno nuevo
Aquí se detiene el agenteDar conforme la certificación, rechazarla o pactar un precio

Ejemplo ilustrativo, construido para enseñar cómo trabaja con la certificación de una subcontrata.

Qué sabe

Trece meses tiene ya el certificado de Hacienda, y el contrato no conoce los remates

Lo que se mira antes de pagar

Tres reglas que deciden si una certificación se paga tal cual.

Para no responder de lo que la subcontrata deja a deber a Hacienda, su certificado tiene que ser de los 12 meses anteriores a cada pago+

Si se ignoraSe paga con el certificado que se entregó al firmar, de hace más de un año, y si la subcontrata no ingresa lo que retiene o repercute por esa obra, la constructora responde subsidiariamente.Con el agenteMira la fecha del certificado en cada certificación y, si ya no cubre el pago, lo pide a la subcontrata antes de que llegue a administración.El artículoArt. 43.1.f) de la Ley 58/2003, General Tributaria. «La responsabilidad prevista en el párrafo anterior no será exigible cuando el contratista o subcontratista haya aportado al pagador un certificado específico de encontrarse al corriente de sus obligaciones tributarias emitido a estos efectos por la Administración tributaria durante los 12 meses anteriores al pago de cada factura correspondiente a la contratación o subcontratación». Ley 58/2003, General Tributaria.

Hay que comprobar que la subcontrata está al corriente con la Seguridad Social+

Si se ignoraSe siguen pagando certificaciones a una subcontrata que debe cuotas, y esa deuda acaba alcanzando a la constructora.Con el agenteComprueba en cada certificación que consta la acreditación de estar al corriente y de cuándo es, y si falta, la pide antes del pago.El artículoArt. 42.1 del Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015). «Las empresas que contraten o subcontraten con otras la realización de obras o servicios correspondientes a la propia actividad de aquellas deberán comprobar que dichas contratistas están al corriente en el pago de las cuotas de la Seguridad Social». Estatuto de los Trabajadores.

Las deudas con la Seguridad Social de la subcontrata te alcanzan hasta tres años después de que acabe; las salariales, un año+

Si se ignoraLa subcontrata termina, se liquida su contrato y la reclamación llega después: de lo que no pagó a la Seguridad Social y de los salarios que debe a su gente.Con el agenteDeja escrito, certificación a certificación, qué documentación se comprobó y de qué fecha era.El artículoArt. 42.2 del Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015). La empresa principal, «salvo el transcurso del plazo antes señalado respecto a la Seguridad Social, y durante los tres años siguientes a la terminación de su encargo, responderá solidariamente de las obligaciones referidas a la Seguridad Social contraídas por los contratistas y subcontratistas durante el periodo de vigencia de la contrata. De las obligaciones de naturaleza salarial contraídas por las contratistas y subcontratistas con las personas trabajadoras a su servicio responderá solidariamente durante el año siguiente a la finalización del encargo». Estatuto de los Trabajadores.

Textos legales consultados en el BOE, en su versión consolidada, el 22 de septiembre de 2026.

La certificación n.º 5, sobre la mesa de Daniel

Esta mañana, con el PDF recién leído

Certificación n.º 5 · Residencial Los AlmendrosSubcontrata de tabiquería · certificación a origen de septiembre
Ficticio
SubcontrataTabiquería Ejemplo, S.L.Tabiques y trasdosados de placa. Certifica en PDF escaneado, con su propio formato
ObraResidencial Los AlmendrosPromoción privada de viviendas, en tabiquería
Lleva la certificaciónDaniel, jefe de obraRecibe lo marcado y da o no la conformidad
Si no contesta, se escala aLaura, jefa de compras de obraFirmó el contrato de subcontrata y sabe qué se pactó
En qué punto está
  1. Contratoabril, a precios cerrados
  2. Certificaciones 1 a 4conformes y pagadas
  3. Certificación n.º 5hoy, 08:14
  4. Conformidad y pagocuando decida Daniel
Lo hablado con la subcontrata
3 sepReunión de obra. Daniel: «Los remates del portal 2 los hace nuestra cuadrilla».
18 sepCorreo. La subcontrata: «Este mes os certificamos también los remates».
HoyCertificación n.º 5, en PDF. Incluye «remates varios» por 3.840 €, sin partida en el contrato.
Algo no cuadraCertifica unos remates que la obra dijo que hacía su cuadrilla«Remates varios» no está en el contrato ni tiene un precio contradictorio pactado, y el 3 de septiembre Daniel dijo que los remates del portal 2 los hacía la cuadrilla propia. Pueden ser otros remates, o no tocar. El agente se lo pone delante a Daniel con el PDF, el contrato y la nota de la reunión.

Si Daniel apunta que esos remates se pactaron por teléfono, y a qué precio, el agente los casa con ese precio en la certificación siguiente.

Asunto de ejemplo: la obra, las empresas, las personas y las fechas son inventados.

Cómo habla

Escribe a la subcontrata como lo haría administración de obra

Tono

El de administración con una subcontrata con la que se sigue trabajando: de tú, corto, con la obra, el número de certificación y la partida a la vista. Pide, no discute. Siempre desde la cuenta de la obra, con copia al jefe de obra, y con la línea de la certificación adjunta.

Mensaje de ejemplo

«Hola: Te escribimos de administración de Construcciones Ejemplo por la certificación n.º 5 de Residencial Los Almendros, que nos ha llegado esta mañana. Para pasársela a Daniel nos faltan dos cosas: 1. El desglose de «remates varios»: qué trabajos son, en qué portal y con qué medición. En vuestro contrato no aparece esa partida. 2. Un certificado específico de estar al corriente con Hacienda más reciente. El que tenemos es de agosto de 2025. Podéis mandarlo contestando a este correo. Gracias, Administración de obra · Construcciones Ejemplo»

Nunca dice

  • Que la certificación está aprobada o rechazada
  • Que se acepta un precio nuevo o una partida que no está en el contrato
  • Una retención o un descuento que no haya decidido el jefe de obra
  • Una fecha de pago, ni que el pago queda parado
  • Nada firmado con el nombre de una persona que no lo ha visto

Dónde se conecta

El buzón de las certificaciones y el programa donde viven los contratos

Lee de
CorreoLa certificación, tal como la manda cada subcontrata: PDF, hoja de cálculo o escaneo
Programa de gestión de obraEl contrato de subcontrata, las certificaciones anteriores y los certificados que ha entregado
Medición de la obraLa que el jefe de obra da por hecha, en el archivo en que ya la sacáis de Presto, Arquímedes o TCQ
El agenteLee, casa y avisa
Escribe y avisa en
Programa de gestión de obraLa certificación revisada, con cada diferencia anotada, y lo conforme listo para administración
Correo a la obraEl aviso al jefe de obra, con el PDF, el contrato y lo marcado
Correo a la subcontrataLa petición del desglose o del certificado que falta, desde la cuenta de la obra

Entra por dos sitios: el buzón al que las subcontratas mandan las certificaciones y el programa de gestión de obra. De tu constructora hace falta acceso a ese buzón, un usuario del programa que vea los contratos de subcontrata, las certificaciones anteriores y los certificados entregados, y la medición de cada obra en el archivo en que ya la sacáis del programa de mediciones. Ese usuario lo da quien administre el programa en tu empresa.

Dónde se detiene

La conformidad es de quien lleva la obra

No da la conformidad, no acepta un precio nuevo, no negocia con la subcontrata y no aplica retenciones ni descuentos que no haya decidido el jefe de obra: certificar compromete dinero de la obra, y la conformidad es de quien la lleva. Entrega cada certificación leída y casada con su contrato, con cada diferencia y cada certificado que falta a la vista, para que decidas: aquí explicamos por qué la conformidad la tiene que dar una persona.

Decide siempre la persona

  • Dar conforme la certificación o rechazarla
  • Aceptar un precio nuevo o pactar un contradictorio
  • Aplicar una retención o un descuento
  • Negociar con la subcontrata
  • Parar un pago mientras falta un certificado

Qué le hace dejar una certificación a un lado

  • Una partida no casa con ninguna del contrato ni con un contradictorio pactado
  • La medición de la subcontrata no cuadra con la que da por hecha el jefe de obra
  • La certificación aplica una retención o un descuento distinto del pactado
  • Falta un certificado, o no se lee de qué fecha es

No aprueba ni descuenta: te enseña la partida, lo que dice el contrato y lo que falta, y te pasa la decisión.

Dónde aporta valor

Cada certificación, casada con su contrato y con sus papeles al día

Lo que no hace un programa

Lee la certificación como la escribe cada subcontrata

Cada subcontrata certifica con su formato y llama a las partidas a su manera. Ver que «remates varios» no es ninguna partida del contrato no es buscar una referencia: es leer el PDF y entender qué certifica. Restar después lo hace cualquier programa.

CERTIFICACIÓN N.º 5 Tabique de placa Trasdosado Remates varios · 3.840 € leída y entendida CONTRATO · TABIQUERÍA Tabique de placa · m² Trasdosado · m² Remates varios: no está El PDF no dice qué son. El contrato no los tiene. Verlo no sale de una fórmula: se lee. Certificación ilustrativa.
+En qué se queda corto el programa de obra

Los programas de gestión de obra registran la certificación de la subcontrata cuando alguien ya la ha tecleado. El agente no compite con tu programa: hace el trabajo de antes. Lee el PDF, la hoja de cálculo o el escaneo como lo mande cada subcontrata, a origen o del mes, y entiende qué partida es cada línea aunque no se llame como en el contrato. Conviene saber qué documentos lee bien un agente de IA y en cuáles duda.

Lo que no hace un programa

Pide el certificado que falta antes de pagar, no después

Ver que un certificado tiene más de 12 meses es una resta. Lo que no hace un programa es encontrarlo entre los papeles de la subcontrata, escribirle para pedir uno nuevo, avisar al jefe de obra y volver a pedirlo si no llega antes del pago.

12 MESES QUE CUBRE EL CERTIFICADO Ago 2025Ago 2026HoyPago Certificado emitido Entra la n.º 5 El pago queda fuera Con el agente: certificado nuevo pedido ese día Si nadie mira la fecha, se paga sin él Escala ilustrativa.
+Por qué el certificado se mira antes de cada pago

El que la subcontrata entregó al firmar deja de cubrir los pagos a los doce meses, y en una obra larga eso pasa a mitad de camino. El agente lo mira en cada certificación y, si ya no cubre el pago, lo pide, avisa al jefe de obra y lo vuelve a pedir si no llega. Cada paso queda anotado: es una forma concreta de controlar lo que hace un agente de IA en una empresa.

Frente a una persona

Los plazos que siguen corriendo después de pagar

El día de cierre entran todas a la vez, y cada una pasa las mismas comprobaciones, también la última: partidas contra contrato, lo ya certificado, la retención pactada y los dos certificados.

12 meses

Lo que puede tener, como mucho, el certificado de Hacienda de la subcontrata al pagar cada factura, para que no respondas tú.

BOE · Ley 58/2003, art. 43.1.f) · consultada 22-sep-2026 →
3 años

Lo que la empresa principal responde de las deudas con la Seguridad Social de la subcontrata, desde que acaba su encargo.

1 año

Lo que responde de los salarios que la subcontrata deba a sus trabajadores.

BOE · Estatuto de los Trabajadores, art. 42.2 · consultada 22-sep-2026 →

Persona sola frente a persona asistida

Cuánto tarda una certificación en llegar revisada a quien da la conformidad

Una persona sola 32 min
1Ve que ha llegado la certificación2,5 min 2Lee la certificación y entiende qué partidas y cuánto6,5 min 3Junta el contrato, la certificación anterior y los certificados7,5 min 4Casa cada partida con el contrato y resta lo ya certificado4,5 min 5Anota las diferencias, avisa y pide lo que falta5,5 min DDecide si da conforme la certificación5,5 min
La misma persona, con el agente 12 min
1Ve que ha llegado la certificación1 min 2Lee la certificación y entiende qué partidas y cuánto1,5 min 3Junta el contrato, la certificación anterior y los certificados1,5 min 4Casa cada partida con el contrato y resta lo ya certificado1 min 5Anota las diferencias, avisa y pide lo que falta1,5 min DDecide si da conforme la certificación5,5 min

Con el agente, en el minuto 12 está todo hecho, decisión incluida. Sin él, en el minuto 16.5 la persona acaba de juntar el contrato y los certificados.

Ejemplo ilustrativo. Las barras son una certificación media, que mezcla las que casan a la primera con su contrato con las que traen una partida sin precio o un certificado caducado; la traza de arriba es de las largas. Los minutos de la persona son nuestro supuesto. La conformidad dura lo mismo en las dos barras. El reloj va acelerado.

Previsión de retorno

Lo que recupera administración de obra en cada cierre de mes

Supuesto40certificaciones de subcontratas al mesNuestro supuesto para Construcciones Ejemplo, una constructora mediana con cuatro obras a la vez y unas diez subcontratas activas en cada una, cada subcontrata con su certificación al mes.
Las barras de arriba20minahorrados en cada una32 min a mano frente a 12 min con el agente, en una certificación media
Resultado13,02hliberadas al mes21 h de trabajo al mes, con un 62 % menos

Calculado con el coste laboral medio por hora de la construcción, según el INE (media del tercer trimestre de 2025 al segundo de 2026): 23,17 € la hora, cotizaciones incluidas. Pon el de tu constructora en la calculadora.

INE, Encuesta Trimestral de Coste Laboral, tabla 6036, sección F · Construcción: coste laboral por hora efectiva, media de 2025T3 a 2026T2 (publicación del 17-sep-2026). INE · ETCL, tabla 6036 →

También libera 2.534 € al año en tiempo del equipo que queda libre.

62%menos tiempo por tareaDe 32 a 12 minutos en cada tarea.
Calcúlalo con los números de tu constructora →

Pon las certificaciones que revisas al mes y lo que te cuesta de verdad la hora de quien las revisa.

Preguntas frecuentes

Lo que nos preguntan sobre este agente

¿En qué se diferencia del módulo de certificaciones de subcontratas de mi programa de obra?+

Ese módulo registra una certificación cuando alguien ya la ha revisado y tecleado. El agente hace la revisión: lee el PDF de cada subcontrata con su formato, casa cada línea con una partida del contrato aunque se llame distinto, mira la fecha de los certificados y pide lo que falta, todo antes de que la certificación llegue a administración.

¿Tengo que cambiar de programa de obra o pedir a las subcontratas otro formato de certificación?+

No. Cada subcontrata sigue certificando como hasta ahora, en PDF, en hoja de cálculo o escaneada, y por correo. El agente toma el contrato y las certificaciones anteriores del programa de gestión de obra que ya usáis, y deja allí mismo la revisión con cada diferencia anotada.

¿Sirve si cada contrato de subcontrata pacta su propia retención y sus propios descuentos?+

Sí, porque aplica los de cada contrato. En obra privada la retención de garantía no tiene un porcentaje fijado por ley: es la que se pacta con cada subcontrata, igual que los descuentos por limpieza o por medios auxiliares. El agente lee lo pactado y marca la certificación que aplica otro criterio.

¿El agente accede a datos de mis subcontratas y de sus certificaciones?+

Sí. Para revisar certificaciones de subcontratas, el agente lee los documentos que necesita, y pueden contener datos personales. Tu constructora sigue siendo la responsable de esos datos y Ailitica los trata como encargada, con un contrato de encargo que fija por escrito, antes de empezar, dónde se guardan, qué proveedores intervienen y qué se hace con ellos al terminar.

¿Detecta una unidad que ya se pagó el mes pasado y vuelve a aparecer en la certificación a origen?+

Sí. La certificación a origen acumula todo lo hecho desde el inicio de la obra, y lo que se paga cada mes es la diferencia con la del mes anterior. El agente compara las dos partida a partida, marca lo que se repite o crece sin explicación y deja escrito qué comparó con qué.

¿Qué hace con un acopio que la subcontrata certifica antes de colocarlo?+

Lo separa del resto y lo marca como acopio, con su importe: material que está en la obra y todavía no se ha colocado. Si el contrato de subcontrata dice cómo se pagan los acopios, pone esa cláusula al lado; si no dice nada, no lo da por bueno ni por malo. Si se paga, y cuánto, lo decide Daniel.

Siguiente paso

Empieza por esta tarea. Una persona te responde.

Háblanos de cómo certifican tus subcontratas y en qué programa de obra guardáis los contratos: con eso vemos juntos qué revisaría el agente en vuestras certificaciones.

En la calculadora, los números son los tuyos, no los nuestros.
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